1. Rekisterinpitäjä

MIELI Suomen Mielenterveys ry / Sekasin Kollektiivi

Maistraatinportti 4 A, 4. krs., 00240 Helsinki

 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö 

Satu Raappana

Maistraatinportti 4 A, 4. krs., 00240 Helsinki

Puh +358 40 8406681

satu.raappana@mieli.fi

 

3. Rekisterin nimi

Tämä tietosuojaseloste kattaa neljä erillistä Sekasin Kollektiivin toiminnassa syntyvää rekisteriä:

a) Sekasin-chatin asiakastiedot (Ninchat)

b) Sekasin-chatissa toimivien organisaatioiden yhteystietorekisteri (omat tiedostot)

c) Sekasin-chatin päivystäjien taustatiedot (Webropol)

d) Sekasin-chatin uusien vapaaehtoisten ilmoittautumistiedot (Leadoo)

 

4. Rekisterin käyttötarkoitus

a) Sekasin-chatin käyttäjien IP-osoitteet muodostavat pseudonyymin henkilörekisterin. Ennen chatin aloittamista tulevien taustakysymysten (ikä, sukupuoli, mikä fiilis) tarkoituksena on auttaa päivystäjää vastaamaan asiakkaalle mahdollisimman hyvin. Nämä tiedot tallentuvat kirjoitetun tekstin mukana samoin kuin IP-osoite. IP-osoitetta käytetään vain siinä tapauksessa, että kyseessä on akuutti hätätilanne, lastensuojelullinen huoli tai rikos. Lain mukaan meidän tulee olla keskustelutietojen pohjalta yhteydessä hätäkeskukseen, lastensuojeluviranomaisiin tai poliisiin. Mikäli poliisi pyytää, välitämme heille IP-osoitteen varmistaaksemme, että asiakas saa apua. Tällaisissakin tilanteissa toimimme avoimesta ja asiakkaan kanssa yhteistyössä aina kun se on mahdollista.

Kaikki chatissa kirjoitetut viestit ja niihin liittyvät taustatiedot sekä IP-osoitteet poistetaan palvelimeltamme säännöllisesti 12 kuukauden kuluttua.

Kerääntyvien tietojen käsittelystä on laadittu käsittelyseloste.

b) Yhteystietojen saaminen toiminnasta tiedottamista ja muuta yhteydenpitoa varten.

c) Sekasin-chatin päivystäjistä kerätään taustatietoja tilastointia ja toiminnan seuraamista varten. Päivystäjistä kirjataan status (työntekijä/vapaaehtoinen/opiskelija) sekä taustaorganisaatio. Lisäksi kerätään yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköposti) kriisitilanteiden viestintää varten. Viestintään pyydetään lupa, ja yhteystietoja käytetään ainoastaan niiden kohdalla, jotka ovat luvan antaneet. Päivystäjien koulutuspolku toteutuu Sekasin Kollektiivin ja taustaorganisaation yhteistyössä, minkä vuoksi päivystäjän tiedot tallennetaan sekä taustaorganisaation että Sekasin Kollektiivin rekisteriin. Tieto koulutuksen etenemisestä tai keskeytymisestä voidaan luovuttaa siihen taustaorganisaatioon, jonka kautta päivystäjä on hakeutunut mukaan toimintaan.

d) Sekasin.fi-sivujen kautta vapaaehtoiseksi hakeutuvien henkilöiden yhteystiedot tallentuvat Leadoo-konversiotyökalun käyttöliittymään yhteydenottoa, käyttäjäseurantaa ja tilastointia varten.

 

5. Rekisterin tietosisältö

a) Sekasin-chatin käyttäjien pseudonyymit henkilötiedot (IP-osoitteet, asiakkaan antamat taustatiedot), eli henkilötietoja ei voida yhdistää tiettyyn rekisteröityyn ilman lisätietoja.

b) Organisaatioiden yhteystietorekisteri: Organisaatio, etunimet, sukunimi ja yhteystiedot työpaikalle.

c) Status (työntekijä/vapaaehtoinen/opiskelija), taustaorganisaatio ja yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköposti)

d) Nimi, puhelinnumero, sähköposti ja tieto järjestöstä, jonka kautta henkilö haluaa tulla mukaan vapaaehtoistoimintaan.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

a) Asiakkaiden käymistä keskusteluista syntyvät tiedot, asiakkaan antamat taustatiedot, IP-osoite.

b) Henkilön itsensä antamat tiedot hänen/organisaation liittyessä mukaan toimintaan

c) Henkilön itsensä antamat tiedot

d) Henkilön itsensä antamat tiedot, Leadoon käyttäjäseuranta

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

a) Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi viranomaisen pyynnöstä silloin kun kyseessä on akuutti hätätilanne, lastensuojelullinen huoli tai rikos. Chat-keskustelujen tekstiaineisto voidaan luovuttaa palvelun kehittämis- ja tutkimustarkoitukseen ainoastaan silloin, kun sekä asiakas että päivystäjä ovat antaneet tähän suostumuksensa. Tekstidata luovutetaan tällöin ilman IP-osoitteita.

b) Yhteystietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

c) Yhteystietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoa Webropolin tietosuojakäytännöistä: https://webropol.fi/tietosuojaseloste/ Tieto koulutuksen etenemisestä tai keskeytymisestä voidaan luovuttaa siihen taustaorganisaatioon, jonka kautta päivystäjä on hakeutunut mukaan toimintaan.

d) Yhteystietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Vapaaehtoiseksi hakeutuvista luovutetaan yhteystiedot siihen taustaorganisaatioon, jonka henkilö on itse valinnut. Leadoo käyttää etag seurantaa, joka eroaa keksipohjaisesta seurannasta, yhdistäen useamman käyttäjäistunnon tiedot yhteen. Halutessaan käyttäjä voi estää seurannan tyhjentämällä välimuistin. Tarkempaa tietoa Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytännöistä: https://leadoo.com/privacy-policy/). GDPR mielessä Sekasin toimii kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina.

 

8. Tietojen luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

a, b, c) Tietoja ei luovuteta ko alueille.

d) Leadoo on vastuussa datan prosessoinnista, lisätietoa: https://leadoo.com/privacy-policy-processor/

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

a) Tietokantaan pääsee käsiksi vain palveluntarjoajan kautta ja vain vastuuhenkilöt.

b) Yhteystietorekisteri on suojattu salasanoilla ulkopuoliselta käytöltä.

c) Rekisteri syntyy Webropol-ohjelmaan, johon on tunnukset ainoastaan vastuuhenkilöillä.

d) Yhteystiedot ja käyttäjäseuranta tallentuu Leadoon salasanalla suojattuun käyttöliittymään, johon pääsy ainoastaan vastuuhenkilöllä.

 

10. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa

a) Sekasin-chatin käyttäjillä ei ole oikeutta tarkastaa tietojaan rekisteristä, koska emme pysty tunnistamaan käyttäjää ilman lisätietoja (11 artikla), emmekä pysty luotettavasti tunnistamaan käyttäjää niillä lisätiedoilla, jotka hän esittää (12 artiklan 2. kohta).

b, c, d) Rekisteröidyllä on oikeus pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista ja

pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai lopettaa tietojensa käsittely

 

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

a) Sekasin-chatin käyttäjillä ei ole oikeutta vaatia tietojen korjaamista tai poistamista, koska emme pysty luotettavasti tunnistamaan käyttäjää ilman lisätietoja (11 artikla), emmekä pysty luotettavasti tunnistamaan käyttäjää niillä lisätiedoilla, jotka hän esittää (12 artiklan 2. kohta).

b, c) Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan

d) Käyttäjä voi estää Leadoon käyttäjäseurannan tyhjentämällä selaimen välimuistin.

 

12. Suoramarkkinointikielto

Rekistereitä ei käytetä suoramarkkinointiin.

Mitä ja kenen tietoja kerätään ja millä perusteella tietoja kerätään:

Asiakkaan itse antamat taustatiedot (vapaaehtoista täyttää): ikä, sukupuoli, fiilis (hymynaamoilla arviointuna) Asiakkaan IP-osoite. IP-osoitteen näkyminen päivystäjälle perustuu elintärkeiden etujen suojaamiseen. Henkilötietojen käsittely on sallittua, kun se on tarpeen rekisteröidyn tai jonkun toisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi. Elintärkeiden etujen suojaaminen sopii käsittelyperusteeksi esimerkiksi tilanteisiin, joissa on kysymys elämästä ja kuolemasta tai uhkista, jotka voisivat johtaa rekisteröidyn tai jonkun toisen loukkaantumiseen tai olla muutoin terveydelle vahingollisia. 

 

Yhteistyökumppaneista ja päivystäjistä nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite tiedottamista varten.

 

Sivuston evästeillä seurataan kävijämääriä. Käyttäjistä ei seurata muita tietoja eikä evästeillä kohdenneta mainontaa.

 

Mitä tiedolla tehdään/mihin tarkoitukseen niitä käytetään

Ennen chatin aloittamista tulevien taustakysymysten (ikä, sukupuoli, mikä fiilis) tarkoituksena on auttaa päivystäjää vastaamaan asiakkaalle mahdollisimman hyvin. Nämä tiedot tallentuvat kirjoitetun tekstin mukana samoin kuin IP osoite. IP osoitetta käytetään vain siinä tapauksessa, että kyseessä on akuutti hätätilanne, lastensuojelullinen huoli tai rikos. Lain mukaan meidän tulee olla keskustelutietojen pohjalta yhteydessä hätäkeskukseen, lastensuojeluviranomaisiin tai poliisiin. Mikäli poliisi pyytää, välitämme heille IP osoitteen varmistaaksemme, että asiakas saa apua. Tällaisissakin tilanteissa toimimme avoimesta ja asiakkaan kanssa yhteistyössä aina kun se on mahdollista.

 

Yhteistyökumppanien tietoja käytetään Sekasin-chatin ajankohtaisista asioista kuten koulutuksista tiedottamiseen. Samoin niitä voidaan käyttää päivystystyön arkeen liittyvistä asioista yhteydenottamiseen.

 

Mistä tiedot saadaan

Asiakas antaa itse taustatiedot tulleessaan Sekasin-chattiin. Tietojen antaminen on vapaaehtoista eikä se ole edellytys palvelun käyttämiselle. IP-osoite kirjautuu NInchattiin ja näkyy päivystäjälle asiakkaan keskusteludatan yhteydessä.

 

Yhteistyökumppanit toimittavat yhteyshenkilön yhteystiedot aloittaessaan työskentelyn Sekasin-chatissa. Sekasin-chatin päivystäjät antavat itse itseään koskevat tiedot Webropolissa koulutuksen yhteydessä. Vapaaehtoiseksi haluavat antavat yhteystietonsa hakeutuessaan mukaan toimintaan.

 

Minne tiedot tallennetaan

Asiakkaiden antamat ennakkotiedot ja IP-osoite tallentuvat Ninchatin palvelimelle.

Yhteystiedot tallennetaan Microsoft Officen salasanalla suojattuun pilvipalveluun sekä Webropoliin. Vapaaehtoiseksi hakeutuvien henkilöiden yhteystiedot tallentuvat Leadoo-konversiotyökalun käyttöliittymään.

 

Ketkä tietoja käsittelevät, kuka vastaa rekisteristä

Asiakkaan taustatiedot ja IP-osoite näkyvät hänelle vastaavalle päivystäjälle sekä Sekasin-tiimin työntekijöille. Yhteistyökumppaneiden ja päivystäjien yhteystietoja käsittelevät Sekasin-chatin verkostotiimin päällikkö sekä verkostokoordinaattorit. Rekistereistä vastaa Satu Raappana, johtaja / Lapset, nuoret, perheet & Sekasin Kollektiivi / MIELI ry, Maistraatinportti 4 A, 4. krs., 00240 Helsinki p. +358 40 840 6681, satu.raappana@mieli.fi.

 

Leadoon konversiotyökalun datan käsittelystä vastaa Leadoo. Tarkempaa tietoa Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytännöistä: https://leadoo.com/privacy-policy/). GDPR mielessä Sekasin toimii kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina.